Outlook perfectionnement

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Outlook Perfectionnement

Outlook perfectionnement

Réf. : OUTLPERF

Code CPF : 146867

Public concerné : Utilisateurs d'Outlook ne supportant plus d'être noyé de mails, de ne plus pouvoir faire face, de perdre du temps à rechercher, de ne pas savoir comment classer et archiver efficacement.

Objectifs : Apporter les vraies méthodes, les conseils et les bonnes pratiques pour gagner en efficacité au quotidien et limiter le stress face à son outil de messagerie.

Prérequis : Avoir une bonne connaissance d'Outlook.

Durée de la préparation : 1 jour (7 heures).

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Le programme Outlook Perfectionnement

  • Introduction
    Rappel des fonctionnalités de base d'Outlook. Les évolutions et objectifs d'Outlook. Un outil d'organisation personnelle, un outil collaboratif. Changer et faire changer les pratiques.
     

  • Les mails sortants
    Comprendre les formats de messages. Définir, gérer ses listes de distribution. Options, accusés, priorités : modération. Conseils sur le contenu et sur la forme. Résumer plutôt que transférer. Liens hypertextes vs pièces jointes. Suivi/relances efficaces avec les options de suivi.
     

  • Les mails entrants
    Pré-classer les mails entrants avec des règles. Définir les priorités de traitement. Différer, planifier le traitement. Utiliser les groupes et les tris pour s'organiser. Se désynchroniser du flux de mails. Paramétrage des options d'Outlook.
     

  • Maîtriser ses contacts
    Créer un nouveau contact, un carnet d'adresses à jour et complet. Dossiers Groupes de contacts. Retrouver instantanément tous les items liés à un contact (mails échangés, RV, réunions, tâches…).
     
  • Maîtriser son temps
    Organiser son activité, planifier ses tâches, réserver des plages de temps pour ne plus "subir". Catégories, mise en forme automatique des RV, réunions. Gérer efficacement ses déplacements. Les alertes, rappels et les notes. Le gestionnaire d'absence du bureau.
     
  • Maîtriser ses outils
    Gagner du temps avec des modèles de messages. Des variantes de signatures adaptées. Définir vos affichages, affichage par conversation. Paramétrer et personnaliser l'environnement. Gérer les ressources liées aux réunions. Gestion des flux RSS.
     
  • Maîtriser ses informations
    Classer et structurer des dossiers. Archiver pour retrouver facilement. Taille limitée des boîtes aux lettres : comment faire ? Les outils de recherche efficaces. Les dossiers favoris et dossiers de recherche. Les solutions tierces d'archivage. Les formulaires Outlook.
     
  • Travailler efficacement avec son assistante et son équipe
    Partage vs Sécurité vs Confidentialité. Les délégations et le paramétrage des droits. Rediriger les réponses. Partager des pièces jointes. Partager certains de ses contacts. Les dossiers publics et dossiers modérés. Partager, publier son agenda sans crainte. L'ouverture multiple de calendriers partagés. Les agendas de groupe. Organisation efficace des réunions et suivi des participants.
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