Secrétariat Comptabilité

Secrétariat Comptabilité

La qualité veut dire : faire bien même si personne ne regarde. — Henry Ford

La qualité de service

écrits
Les écrits professionnels


Réf. : QSECR

Public concerné : Tout collaborateur ayant à rédiger des écrits commerciaux

Objectifs : Être capable de rédiger avec confiance des écrits clairs et percutants

Prérequis : Aucun

Durée : 3 jours (21 heures)

Programme :

La présentation : La norme. La typographie. Les différentes parties, leur utilité (destinataire, références, interpellation, formules de politesse…).

Caractéristiques des écrits professionnels : Écrire en fonction d'un but, d'un destinataire. Rechercher les idées, choisir le plan adapté à la situation. Construire des phrases courtes. Adopter un style direct. Privilégier les formules et expressions positives. Utiliser un vocabulaire précis. Faire la chasse aux mots ou expressions parasites. Les pièges à éviter.

La lettre commerciale : Gagner du temps dans la rédaction. Préparer son écrit. Travailler le style. Rendre son écriture fluide. Élargir son vocabulaire. Trouver le mot juste. Construire des phrases courtes. Rythmer son texte par la ponctuation. Structurer sa pensée. Construire ses paragraphes. Articuler les idées avec des mots de liaison. Bâtir un plan d'ensemble et un plan détaillé.

La prise de notes : Noter ce qui est utile. Gagner du temps avec les abréviations. Quel contenu, quel style, quelle présentation pour donner du "punch" à ses supports. Les notes de service, informations et instructions.

Faciliter la compréhension : Articuler les phrases et les idées. Être logique. Choisir ses mots. Enjoliver la réalité sans mentir. Choisir un format de texte. Faire ressortir la structure. Utiliser les notes de bas de page et fin de page. Éviter les interlignes trop importants. Structurer les propos. Ne négliger ni l'orthographe, ni la grammaire. Soigner la ponctuation.

Quelques exemples : Exprimer une demande. Demander un règlement. Demander une confirmation ou une réponse rapide. Demander des informations complémentaires. Inviter à une réunion, une conférence. Le plus : analyse des documents apportés par les participants et mise en situation sur ordinateur.

téléphone
L'accueil téléphonique


Réf. : QSTEL

Public concerné : Tout collaborateur ayant à gérer des contacts téléphoniques avec la clientèle

Objectifs : Être capable d'accueillir et d'orienter les appels avec efficacité suivant des critères de qualité préétablis

Prérequis : Aucun

Durée : 3 jours (21 heures)

Programme :

La qualité de service : Qu'est‐ce que la qualité ? Qu'est‐ce qu'un service ? Les critères de mesure et d'évaluation de la qualité. Les critères spécifiques à un type d'entreprise.

L'attention portée au client : Les réponses apportées aux critères de qualité dans l'environnement matériel et humain. L'accueil en face à face et l'accueil téléphonique.

Le langage adapté au téléphone : Le langage verbal et non verbal. Les types de phrases et d'expressions à utiliser. L'intonation. Le rythme. Le débit. Le volume. La synchronisation.

Gestion des appels : Application du plan de réception des appels. La prise de contact : le décroché, la présentation, l'identification de son correspondant, l'invitation à formuler sa demande. La prise en charge : l'écoute active, le questionnement, la reformulation, l'apport d'une solution (réponse immédiate ou différée par une mise en attente, une prise de message). La prise de congé : validation de la satisfaction de la demande du client, reformulation des engagements pris vis‐à‐vis du client, formule de congé personnalisée. Développement des qualités d'écoute, de reformulation et de questionnement. Adaptation de solutions à la demande du client pour le satisfaire.

Les obstacles à la qualité : Comment traiter avec un client difficile ? Comment le satisfaire ? Comment résoudre les problèmes et gérer les imprévus internes et externes ?

La stratégie qualité : Définition et mise en place. Le contrôle qualité : évaluation globale et auto‐évaluation.

La qualité d'organisation

classement
Optimiser son classement


Réf. : QOCLA

Public concerné : Tout collaborateur ayant à tenir un classement ou des archives

Objectifs : Être capable d'assurer un accès rapide et sûr aux informations

Prérequis : Aucun

Durée : 2 jours (14 heures)

Programme :

Introduction et objectifs recherchés : L'adaptation des solutions de classement et d'archivage des documents aux besoins de l'entreprise. La logique et l'unicité de chaque classement. La rigueur nécessaire. Les objectifs du tri et du classement : répertorier tous les documents, optimiser le temps de travail.

Choisir une méthode d'organisation pertinente : Identification de la structure, du service et des personnes concernées par le classement. Compréhension de l'objectif recherché par l'interlocuteur. Analyse du classement existant. Définition du besoin spécifique de l'interlocuteur. Identification des moyens et des besoins à venir. Recherche de pistes, exemples (classement papier, magnétique, type de dossier, ordre) et intégration au besoin de l'interlocuteur. Choix d'une démarche pertinente et pérenne. Répartition des responsabilités (traitement du document jusqu'au classement). Définition des caractéristiques essentielles pour classer les documents (types, contenu, chronologie…). Décision d'une méthode d'organisation du classement. Délai de réflexion et d'analyse des moyens proposés avant la mise en œuvre (prise de recul et intégration de nouvelles questions).

Mettre en œuvre le classement : Mise en place d'un plan de classement. Organisation et planification du nouveau classement par étapes (date butoir). Gestion du classement au quotidien. Liaison entre classement et archive. Appréciation des délais de conservation des documents (délais légaux…). Rédaction d'une procédure de classement et d'archivage. Information élargie aux autres interlocuteurs sur la nouvelle méthode et la procédure de classement et d'archivage.

Gagner en efficacité grâce à la numérisation : Les contraintes de place et la dématérialisation des documents. Classement et archivage numérique. Les coffres-forts électroniques. La solution Officéo Pro.

temps
Gestion du temps


Réf. : QOPLA

Public concerné : Tout collaborateur ayant besoin de gérer son temps pour être efficace

Objectifs : Être capable de planifier le travail et mettre en place un mode d'organisation plus productif

Prérequis : Aucun

Durée : 2 jours (14 heures)

Programme :

Faire le diagnostic de sa gestion du temps : Comprendre sa façon personnelle d'appréhender le temps. Évaluer les risques d'éparpillement liés à son environnement. Identifier ses sources d'inefficacité et ses bonnes pratiques personnelles. Clarifier ses contraintes et identifier ses marges de manœuvre.

Mettre le temps au service de ses priorités : Clarifier les priorités de sa mission, ses rôles et responsabilités. Intégrer les attentes essentielles de ses partenaires professionnels. Affiner sa vision personnelle de sa mission et de ce qui fonde son identité professionnelle. Identifier ses activités à haute valeur ajoutée. Passer du temps subi au temps choisi : distinguer urgence et importance, bâtir sa matrice des priorités.

Maîtriser l'art d'une organisation efficace : Anticiper les moments critiques de sa fonction. Rester flexible pour intégrer les imprévus. Utiliser les 5 leviers d'efficacité pour organiser son emploi du temps de manière réaliste et équilibrée. Utiliser des outils spécifiques pour gérer les dossiers de fond sans procrastination. Appliquer la méthode « Limiter » pour faire l'essentiel en période de surcharge d'activité.

Agir sur le temps relationnel pour gagner du temps collectivement : Hiérarchiser l'importance des acteurs de son entourage professionnel en fonction de ses priorités. Proposer un nouveau fonctionnement à un interlocuteur qui perturbe son efficacité. Se protéger des sollicitations excessives et des urgences des autres, repérer ses marges de négociation. Faire une demande de façon recevable sans pénaliser l'efficacité collective.

Gérer son temps et son énergie pour être efficace : Optimiser son organisation personnelle en tenant compte de ses biorythmes. Gérer ses temps de production des dossiers de fond en 4 phases pour être plus efficace. Trouver des ressources positives pour limiter l'impact de ses comportements inefficaces dans la gestion de son temps.

Sage Ligne 100

Sage
Sage 100 Comptabilité


Réf. : SAGEC

Public concerné : Toute personne n'ayant pas ou peu de connaissances en comptabilité

Objectifs : Prendre en main le logiciel Sage 100 Comptabilité pour réaliser des opérations comptables

Prérequis : Connaissances de base en comptabilité générale

Durée : 7 jours (49 heures)

Programme :

La création d'un dossier comptable : Les options du dossier comptable et les préférences. La récupération d'une base comptable d'un dossier à un autre.

La base comptable : La gestion et le paramétrage des journaux. Les comptes généraux et les comptes de tiers (clients, fournisseurs). La définition des taux de TVA.

Les écritures : Saisie, modification, suppression. Les commodités en saisie d'écritures. Les transferts d'écritures d'un journal à un autre. Les fonctions spéciales sur les écritures. La recherche d'écritures. La réimputation automatique des écritures.

La consultation des comptes : La sélection d'un compte et les options de consultation. Les modifications d'imputation. Le lettrage manuel et automatique et le pré-lettrage. Les écritures de régularisation de lettrage.

Les éditions comptables : Édition des brouillards et des journaux. Édition des grands-livres et des balances. Les états des tiers, l'échéancier. Édition et paramétrage de la déclaration de TVA. Édition et paramétrage du bilan et du compte de résultat.

Sage
Sage 100 Gestion commerciale


Réf. : SAGEG

Public concerné : Toute personne n'ayant pas ou peu de connaissances en gestion commerciale

Objectifs : Prendre en main le logiciel Sage 100 Gescom pour piloter la performance commerciale de l'entreprise

Prérequis : Aucun

Durée : 5 jours (35 heures)

Programme :

Création d'un dossier commercial : Paramètres comptables et commerciaux de base, préférences. Options : catégorie comptable, catégorie tarifaire, mode de règlement, organisation, les dépôts de stockage.

Les éléments comptables du dossier commercial : Comptes, taux de TVA, banques, modèles de règlements.

Les fiches de base : Familles d'articles et articles. Familles d'articles et paramétrage comptable des transferts en comptabilité. Clients, fournisseurs, représentants.

Notions communes aux listes de documents : Commencer une pièce commerciale, en-tête de pièce, saisie de ligne d'articles. Modification, insertion de lignes, insertion de textes complémentaires ou de commentaires, suppression de lignes. Icônes propres à la saisie d'une pièce commerciale. Colonnage des listes de documents. Édition des pièces commerciales et des listes de pièces commerciales.

Les documents des achats : La chaîne des achats, de la commande à la facture fournisseur : création et transformation. Impact sur le stock et la valorisation de l'inventaire.

Les documents des ventes : La chaîne des ventes, du devis à la facturation : création et transformation. Impact sur le stock.

Sage
Sage 100 Paie


Réf. : SAGEP

Public concerné : Toute personne n'ayant pas ou peu de connaissances en maniement de la paie

Objectifs : Prendre en main le logiciel Sage 100 Paie pour établir les bulletins de salaire et répondre aux demandes des administrations

Prérequis : Aucun

Durée : 3 jours (21 heures)

Programme :

Paramétrage des éléments de paie : Les paramètres de la société. L'assistant société. L'organisation de la société.

Paramétrage des bulletins : Création de bulletins modèles. Création des constantes. Création des rubriques et paramétrage de celles-ci pour les documents administratifs. Modélisation de la comptabilité. Création de caisses de cotisations. Création des diverses tables. La gestion avancée. Création de modèles d'extractions de données sous forme de liste ou de formulaire.

Les autorisations d'accès : Mot de passe, code de confidentialité. Création de profils utilisateurs.

La gestion courante : Création et modification des fiches du personnel. Saisie des variables mensuelles de la paie : les heures supplémentaires, les heures d'absence, les congés payés. Le calcul des bulletins. L'édition des bulletins. La clôture mensuelle. L'édition des états. La comptabilisation. L'ouverture du mois suivant.

Les autres travaux : Arrivée et départ d'un salarié en cours de mois. Les diverses déclarations (solde de tout compte, certificat de travail…). Les travaux de fin d'année (DADS). Les duplicatas de bulletin. La sauvegarde des données de paie.