L'adaptation des solutions de classement et d'archivage des documents aux besoins de l'entreprise. La logique et l'unicité de chaque classement. La rigueur nécessaire. Les objectifs du tri et du classement : répertorier tous les documents, optimiser le temps de travail.
 

Choisir une méthode d'organisation pertinente
Identification de la structure, du service et des personnes concernées par le classement. Compréhension de l'objectif recherché par l'interlocuteur. Analyse du classement existant. Définition du besoin spécifique de l'interlocuteur. Identification des moyens et des besoins à venir. Recherche de pistes, exemples (classement papier, magnétique, type de dossier, ordre) et intégration au besoin de l'interlocuteur. Choix d'une démarche pertinente et pérenne. Répartition des responsabilités (traitement du document jusqu'au classement). Définition des caractéristiques essentielles pour classer les documents (types, contenu, chronologie…). Décision d'une méthode d'organisation du classement. Délai de réflexion et d'analyse des moyens proposés avant la mise en œuvre (prise de recul et intégration de nouvelles questions).
 

Mettre en œuvre le classement
Mise en place d'un plan de classement. Organisation et planification du nouveau classement par étapes (date butoir). Gestion du classement au quotidien. Liaison entre classement et archive. Appréciation des délais de conservation des documents (délais légaux…). Rédaction d'une procédure de classement et d'archivage. Information élargie aux autres interlocuteurs sur la nouvelle méthode et la procédure de classement et d'archivage.
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Gagner en efficacité grâce à la numérisation​​​​​​​
Les contraintes de place et la dématérialisation des documents. Classement et archivage numérique. Les coffres-forts électroniques. La solution Officéo Pro.